Aprender a gestionar tu tiempo puede hacer que tu vida sea más fácil y productiva. En este post te muestro cómo conseguir tener tiempo para hacer todo lo que te propongas.

¿Cuántas veces en tu vida has dicho «no me da tiempo»? ¿A cuántas cosas has renunciado porque «no tienes tiempo»? Seguramente son frases que forman parte de tu día a día y que quisieras cambiar.

¿Te gustaría tener más tiempo? Pues tengo una mala noticia: no se puede. El día tiene 24 horas, para ti y para todos.

Sin embargo, a algunas personas parece que les cunde mucho más y que les da tiempo a hacer todo lo que se proponen. ¿Cómo lo consiguen? No es que tengan una fórmula mágica que haga que sus horas tengan más minutos, es cuestión de organización.

Hace algunas semanas te mostraba algunos trucos para organizar tu vida y hoy quiero enseñarte cómo conseguir que las 24 horas del día sean suficientes para todo lo que quieres hacer. ¡Comenzamos!

Primer paso: Identifica tus ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son aquellos que hacen que el tiempo literalmente se te escape entre la manos. Hay muchos, aunque los más frecuentes son estos:

Las Redes Sociales

Son el ladrón de tiempo por excelencia. Y, salvo que seas Community Manager o trabajes en ellas, seguramente estás pasando más tiempo en ellas del que deberías.

Las redes sociales pueden servir para aprender o entretener, pero si no se les da un buen uso puedes acabar perdiendo un montón de horas de tu vida mirando la pantalla del móvil.

Si aún así quieres consumir redes sociales porque te gusta hacerlo, está genial, pero debes ponerte un horario y ceñirte a el. Por ejemplo: ver Facebook de 8 a 9 de la tarde. De lo contrario estarás todo el día entrando y saliendo de las redes y malgastando tu preciado tiempo. Sé que es difícil, pero de Instagram también se sale.

El desorden

¿Cuántas horas de tu vida pierdes recogiendo cosas y moviéndolas de un lugar a otro? El desorden te roba tiempo y energía, pero no solo en casa. En tu trabajo, en el coche, en tu bolso… Tener las cosas ordenadas es fundamental para no perder minutos de tu existencia en vano.

Para mantener el orden hay 2 reglas fundamentales. La primera es muy sencilla: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Puedes ayudarte con estanterías, cajoneras, archivadores… hay mil recursos, pero asegúrate de que a cada cosa nueva que entra en tu vida se le asigna un lugar. Así evitarás que vaya deambulando de habitación en habitación.

La segunda es un hábito fácil de conseguir: dedica 10 minutos cada noche a colocar en su sitio todo aquello que no lo esté. Tener una visión despejada de tu casa, de tu escritorio o de aquel lugar donde estás hará que seas mucho más rápida en tus tareas, de modo que podrás terminarlas antes y tener más tiempo para lo que quieras.

Los imprevistos

No puedes evitar que surjan imprevistos, pero sí puedes aprender a gestionarlos mejor. Y para ello lo primero es saber diferenciar lo urgente de lo importante.

Lo importante es algo que debe hacerse, pero no de manera inmediata. Las cosas importantes pueden agendarse y hacerse mañana, la semana que viene o en un mes. Lo urgente, por el contrario, no puede esperar. Tiene que resolverse lo antes posible, aunque no necesariamente lo urgente tiene que ser importante.

De esta forma, cuando tengas planeado algo y surja un imprevisto, antes de volcar toda tu energía en él, toma unos segundos para decidir si es totalmente imprescindible atenderlo en el momento y desbaratar todos tus planes. O si por el contrario lo puedes agendar para hacerlo en otro momento.

No puedes evitar que surjan imprevistos, pero sí puedes aprender a gestionarlos mejor. Y para ello lo primero es saber diferenciar lo urgente de lo importante. Clic para tuitear

Las interrupciones

Recuerda esto: las cosas realmente importantes no te llegan por mensaje. Si hay una urgencia médica, una catástrofe o algo realmente importante par ti, no te va a llegar mediante una notificación de Twitter.

Así que cuando estés haciendo una tarea (trabajar, hacer deporte, pintarte las uñas, la que sea) desactiva las notificaciones. Terminarás mucho antes y ganarás muchos minutos.

Aunque las interrupciones también pueden venir en forma de niños peleándose, pareja preguntando dónde está algo o cualquier otro ser humano cercano a nosotras. Yo personalmente utilizo cápsulas del tiempo. Consiste en decir a mi familia «durante los próximos 60 minutos mamá no está salvo que haya fuego y/o sangre«. Y así puedo ser mucho más rápida y productiva, lo que se traduce en tener más tiempo después para hacer lo que realmente me gusta.

Segundo paso: Herramientas para gestionar tu tiempo

Una vez que has identificado y controlado tus ladrones de tiempo, es el momento de poner en práctica algunas herramientas útiles para gestión del tiempo.

Cuéntate la verdad

Si sientes que 24 horas no son suficientes para ti, es que el tiempo se te está escapando por algún sitio y hay que averiguar por donde.

Te propongo un ejercicio muy sencillo, consiste en que durante un tiempo (un día, una semana) cronometres todas tus actividades. Cuánto tiempo pasas en el móvil, cuánto pierdes en el transporte, cuántas horas a la semana dedicas a las tareas del hogar… y lo apuntes en una libreta o en el móvil.

Solo de esta manera vas a saber dónde esta el problema y cómo solucionarlo. No va a ser fácil, quizá te incomode saber todos los minutos que pierdes al día, pero si quieres tener más tiempo para ti, deberías hacerlo. Si no conoces dónde está la fuga de minutos, no vas a poder ponerle remedio.

El arte de decir que no

Decir que no es, para mí, la herramienta para aprender a gestionar el tiempo más importante.

En la vida constantemente nos llegan ofertas para hacer cosas y, por desgracia, estamos demasiado acostumbrados a decir que sí, por miedo a las consecuencias.

Tomar un café con alguien que realmente no te apetece, un taller on line al que te has apuntado sin saber muy bien por qué, un programa de televisión que no te aporta nada… Antes de decir que sí a algo, hazte una pregunta : ¿del 1 al 100 cuánto me apetece hacer eso que me están proponiendo? Si es menos de 90, di que no.

¡Ojo! no estoy diciendo que le digas que no a tu jefe si te manda hacer algo que no quieres (o sí, si realmente tu trabajo no te hace feliz). Pero piensa que a cuantas más cosas digas que no, más tiempo tendrás para decir que sí a lo que realmente te gusta y te importa. En definitiva, más tiempo para vivir.

A cuantas más cosas digas que no, más tiempo tendrás para decir que sí a lo que realmente te gusta y te importa. Clic para tuitear
la agenda es fundamental para gestionar tu tiempo

Aprende a usar tu agenda

La agenda debe convertirse en tu mejor amiga, pero debes aprender a usarla. Observa la diferencia entre estas dos frases:

  • El sábado voy a limpiar la casa
  • El sábado, de 10 a 13, voy a limpiar la casa

En el primer caso, la tarea de limpiar se va a ver interrumpida un millón de veces (whatsup, redes sociales, llamadas, visitas a la nevera…) y perderás todo el día. Sin embargo, si te pones una hora límite, concentras toda tu energía en la tarea, ignoras las interrupciones y consigues finalizarla en el plazo que te has puesto. En conclusión: ganas tiempo.

Si te acostumbras a apuntar todas (pero todas) las tareas de tu día en la agenda y ponerles hora de inicio y final, verás como eres mucho más productiva y consigues gestionar tu tiempo mucho mejor.

Define las prioridades

Cualquier tarea de nuestra vida puede clasificarse en uno de los siguientes grupos, en función de su importancia y su urgencia, en aquellas que:

  • Debemos hacer inmediatamente
  • Podemos hacer en otro momento
  • Puede hacer otra persona
  • Pueden quedarse sin hacer

Y si tienes esto claro, habrás llegado al nivel experto en cuanto a gestionar tu tiempo. Un recurso que te puede ayudar a diferenciarlas es esta matriz :

matriz para gestionar tu tiempo

La gestión del tiempo no se aprende en las escuelas y es una herramienta imprescindible para nuestro día a día. Si quieres profundizar más en este tema, te recomiendo escuchar este episodio de podcast de Sergio Fernández. En él encontrarás todas estos recursos y muchos más.

Y por último, voy a pedirte un favor: si te ha gustado o te ha parecido interesante, compártelo en tus redes o con tus conocidos. El mensaje llegará a más gente y me ayudarás a que este blog siga creciendo.

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